Migrar el software de mantenimiento de ascensores sin perder el histórico

Por qué la migración va incluida

La razón por la que muchas empresas siguen con un programa de hace veinte años no es que les guste: es que nadie quiere arriesgar el histórico. Clientes con su código de toda la vida, contratos con sus condiciones, ascensores con sus revisiones e inspecciones, facturas que hay que poder enseñar años después. Por eso, en Elevaly, pasar esos datos forma parte del alta y no es un proyecto aparte que contratas con otra empresa.

Lo que pasamos, con un ejemplo real

Nuestra primera migración fue desde un programa de gestión con más de 20 años en uso diario. Para ella preparamos una importación por cada área, ejecutadas en el orden en que dependen unas de otras:

• Maestros: tablas auxiliares, clientes y administradores, proveedores, artículos, personal y vehículos.
• Mantenimiento: contratos y sus documentos, ascensores con datos técnicos y precios especiales, revisiones, inspecciones OCA, reparaciones con sus recibos, vacaciones y guardias.
• Obras y comercial: clientes de obra, pagadores, obras, números de MO, expedientes de Industria, albaranes de obra, presupuestos, ofertas y pedidos a proveedores.
• Facturación: facturas con todas sus líneas, facturas y recibos de obra y su historial.
• Documentos: los PDF de las carpetas de clientes, vinculados a su ficha.

Con otro sistema de origen las tablas serán distintas, pero el método es el mismo: un inventario de lo que hay, una importación por área y una comprobación de cada una.

Cómo comprobamos que no falta nada

Una migración no se da por buena porque «ha terminado sin errores». Después de cada ensayo pasamos tres comprobaciones:

1. Recuentos: cuántos clientes, ascensores, contratos o facturas hay en Elevaly frente a los que tenía que haber.
2. Referencias: que ninguna factura se haya quedado sin cliente ni ningún ascensor sin su contrato.
3. Muestras: clientes y facturas concretos, elegidos de antemano, que tienen que aparecer exactamente igual.

Buena parte de las importaciones se pueden repetir sin pisar lo que ya se haya corregido a mano en Elevaly: solo rellenan lo que está vacío. Eso permite ensayar varias veces sin miedo.

Los dos sistemas, a la vez

Durante la transición, tu sistema anterior sigue funcionando y tu equipo no cambia de golpe. Se valida Elevaly área por área, con sus propios clientes y sus propias facturas delante. Cuando llega el día del cambio, se repite la importación con los datos de ese momento, se vuelven a pasar las comprobaciones y el sistema anterior se congela como archivo histórico.

Tus datos siguen siendo tuyos

Cada empresa trabaja en Elevaly con sus datos separados del resto, y esa separación la impone la propia base de datos. Los documentos se guardan en una carpeta propia de tu empresa. Y si un día quieres llevártelos, cada listado se exporta a CSV o Excel y la exportación completa te la preparamos a petición.