Gestión de obras de ascensores: del presupuesto aceptado a la última certificación cobrada

Clientes de obra, con su propia ficha

Quien encarga una obra no siempre es quien luego paga el mantenimiento. Por eso Elevaly tiene un maestro de clientes de obra aparte, con sus datos de facturación, sus pagadores, sus obras, sus facturas y sus presupuestos. Cada obra queda unida a su cliente, a quién paga y al administrador, y desde el cliente de obra hereda el porcentaje de retención, el IVA, la forma de pago y los vencimientos.

Del presupuesto a la obra, sin volver a teclear

El presupuesto de obra se prepara por aparato: la ficha técnica de cada modelo, el precio por ascensor, las variantes, los trabajos adicionales y el anexo. Cada cambio es una revisión nueva (P00, P01…), así que siempre sabes qué versión tenía el cliente delante. La carta de pedido recoge los hitos de pago, y todo se imprime en PDF, sin IVA, con o sin membrete.

Cuando el cliente acepta, el botón «Alta de obra» convierte el presupuesto en obra: crea un número de MO por cada ascensor y abre su expediente de Industria vacío. No hay que volver a teclear lo que ya estaba en el presupuesto.

Industria, ascensor por ascensor

Cada MO tiene su expediente de Industria: número de certificado de la OCA, número de expediente, RAE y ficha técnica. Así, cuando la obra termina y el ascensor pasa a mantenimiento, la documentación de su puesta en servicio está en el mismo sitio que el resto de su historia.

Certificar sin perder la cuenta

La facturación de la obra tiene cinco formas: normal, suministro, por importe, por certificaciones y proforma. Las certificaciones guardan su porcentaje, su importe, su vencimiento y si están pagadas, con un máximo de diez por obra.

La ficha de la obra hace las cuentas por ti. Cada factura contable que emites suma a lo facturado y resta de lo pendiente; las proformas y las facturas no contables no cuentan; y si anulas o abonas una factura, el importe vuelve a pendiente. Registrar el cobro no cambia lo facturado: son dos cosas distintas y así se ven.

Retenciones y recibos

Si la obra tiene retención, el porcentaje se aplica en cada factura. La pantalla «Facturas con Retenciones de la Obra» reúne lo retenido, te deja reclamar un porcentaje de cada factura y registrar el cobro, y la cabecera de la obra muestra siempre el importe de retenciones pendiente.

Cuando la obra se cobra a plazos, los recibos de obra se organizan en un plan de pagos unido a la obra y se pueden cobrar por remesa SEPA junto con el resto de domiciliaciones (ver facturación y Facturae).

El presupuesto empieza antes, en el CRM

Los presupuestos de obra se preparan en el mismo módulo comercial que las ofertas de mantenimiento, y Elevaly te recuerda hacer el seguimiento de los que has enviado y no tienen respuesta. Lo explicamos en el CRM para empresas de ascensores.